En la era digital, la eficiencia máxima es elemental para cualquier compañía. Automatizar un proceso de gestión puede marcar la diferencia entre ser competitivo o quedar relegado frente a la competencia.
Si bien la automatización de procesos se viene llevando a cabo en las grandes compañías desde hace años, son cada vez más las pequeñas y medianas empresas las que se suman a esta tendencia.
Las nuevas herramientas ofrecen un sinfín de posibilidades que pueden ayudarte a ser mucho más eficiente en los procesos de gestión. De hecho, la tecnología ha cambiado de manera abismal las formas de hacer absolutamente todo. Con el paso del tiempo, son cada vez más los procesos que se hacen de forma automática en todos los ámbitos, y la gestión de las empresas no es la excepción.
Las grandes compañías han logrado sacar el máximo provecho de las herramientas digitales, a disposición para ahorrar tiempo y dinero en los procesos de gestión. Esto les ha permitido sacar ventaja competitiva y hacer cada vez más efectivo cada uno de los procesos.
Un software hace en segundos lo que anteriormente requería del trabajo humano durante horas. La búsqueda de la máxima eficiencia ha llevado a modernizar todos los procesos y cada vez más empresas se suman a esta tendencia, independientemente de su tamaño.
¿Cuándo se debe automatizar procesos?
Automatizar un proceso de gestión no es algo que se lleve a cabo de la misma manera en todas las empresas. Cada compañía tiene su propio esquema de funcionamiento y procesos, por lo tanto, cada una tiene sus áreas a mejorar.
En ese sentido, lo importante es detectar en qué tareas se dedica mayor tiempo y recursos de los que se podrían dedicar si se realizaran de forma automática.
Un ejemplo claro son las empresas que gestionan una inmensa cantidad de documentos. Al usar herramientas digitales y reducir el uso de papel, será mucho más sencilla su organización. Además pueden ahorrar recursos de forma significativa con el paso del tiempo.
Otra oportunidad de automatización de procesos se da en áreas con alto porcentaje de error humano. En muchas tareas es normal que las personas cometan errores, los cuales generan pérdida de tiempo, recursos y dinero a las empresas. El uso de herramientas digitales puede aumentar la eficiencia de los departamentos y minimizar el porcentaje de error en casi cualquier tarea.Automatizando este tipo de procesos no solo lograrás que tu empresa sea más organizada y rápida. También será mucho más sencillo el monitoreo de ciertas tareas, teniendo un mejor control de los resultados y aportando un mayor bienestar para el personal.
¿Cómo automatizar un proceso de gestión?
El tipo de actividad que realice tu empresa será el factor determinante para automatizar un proceso de gestión dentro de ella. Para esto es esencial, por supuesto, conocer a la perfección cómo funciona, y así identificar esos fallos comunes que están dándose por el trabajo humano.
Es necesario dar con esas tareas que consumen más tiempo del necesario, que generan errores y repeticiones, y que lógicamente, se puedan mejorar por medio de procesos automatizados.
Será una vez identificados estos procesos de gestión, que se podrá actuar en consecuencia para poder automatizarlos y mejorar la eficiencia de la compañía.
Una vez identificado el proceso de gestión que se desee automatizar, se debe buscar el software adecuado para poder cumplir con esta labor. Afortunadamente, la oferta hoy en día es extremadamente amplia y existen programas o aplicaciones para la inmensa mayoría de procesos básicos de una empresa.
Hecho esto, será cuestión de poner el proceso en marcha y evaluar los resultados. De haber hecho todo de forma correcta, ahorrarás una gran cantidad de tiempo, por lo que tu personal podrá dedicarse a otras tareas.
Así mismo, se llevarán al mínimo los errores y ahorrarás otros recursos, como por ejemplo los gastos que supone el uso del papel.
Detalles a tomar en cuenta
Es importante saber que, pese a cumplir con tareas similares, no todos los software funcionan para todos los negocios. Es necesario que hagas una correcta evaluación del mercado para elegir el software que más se adapte a las necesidades de tu empresa. Solo así lograrás automatizar un proceso de gestión de forma correcta.
Así mismo, debes saber que no necesariamente se debe hacer una automatización completa de los procesos. Es posible hacer un híbrido entre procesos automatizados y procesos manuales, que puede llegar a resultar bastante eficiente dependiendo del caso.
Del mismo modo, es de gran importancia que sepas que aunque cada vez es menos común, un proceso digital puede fallar. Por ende, es necesario que en caso de que suceda, los procesos de tu empresa no se vean totalmente paralizados.
Siempre debes contar con un plan B en caso de que algo salga mal. Esto puede resolverse con un segundo software de respaldo o con personal capacitado para hacer los trabajos manuales en caso de situaciones de emergencia.
Ahora bien, si evalúas bien el software y te asesoras con profesionales, tu proceso de automatización debe ser exitoso. No obstante, tu empresa debe estar preparada para cualquier escenario posible. Recuerda que el tiempo es dinero, por lo que se debe actuar rápido en una situación de esta índole.
No pierdas espacio competitivo en el mercado
En caso de que dirijas una empresa y no tengas tus procesos automatizados, debes saber que estás perdiendo ventaja competitiva.
En ocasiones, los gerentes evitan automatizar un proceso de gestión por el costo que puede llegar a tener este cambio. Sin embargo, lo cierto es que los procesos automáticos, a la larga, acaban ahorrando dinero.
Esta tendencia se hace cada vez más común incluso en pequeñas y medianas empresas, por lo que tu competencia se hará cada vez más eficiente con el paso del tiempo.
Inicia poco a poco y haz tus análisis para automatizar un proceso de gestión. Hay un sinfín de tareas básicas que podrás automatizar incluso con software sumamente sencillos. Los cuales pueden marcar una inmensa diferencia a la hora de evaluar el rendimiento de tu empresa. Debes adelantarte a tu competencia y aplicar todos estos cambios rápidamente.
