¿Cómo identificar un proceso a automatizar?

La tendencia de la automatización de procesos se ha extendido a las pequeñas y medianas empresas. La búsqueda de la máxima eficiencia es la clave para el crecimiento, pero para lograr esto hay que saber identificar un proceso a automatizar. Te explicaremos cómo puedes dar con esas tareas que puedes resolver de forma más eficiente por medio de la tecnología.

Para nadie es secreto que las herramientas digitales forman parte esencial de las empresas hoy en día. Estas herramientas permiten ahorrar dinero y tiempo con las tareas que antes requerían de personal especializado y horas de esfuerzo.

Por medio de software, es posible hacer todo de manera más eficiente, reduciendo también los márgenes de error. Limitando el error humano, se evitan pérdidas de tiempo y dinero.
Sin embargo, muchas empresas desean automatizar sus tareas, pero no saben cómo identificar un proceso a automatizar. Saber determinar esas áreas que pueden ser reforzadas por software puede marcar la diferencia en el mercado competitivo, por lo que es necesario tener claro el proceso.

¿Cómo saber qué procesos se pueden automatizar?

Si bien está claro que los procesos automatizados son beneficiosos para la empresa y una de las mejores inversiones posibles, no siempre es tan simple saber por dónde iniciar.

Dependiendo del presupuesto de la empresa, será o no posible automatizar varios procesos. Por esto, es necesario conocer cuáles son aquellas tareas a las que mejor partido se les puede sacar con un software. Esta selección es la que puede marcar la gran diferencia para llegar a la eficiencia.

Por lo tanto, una mala elección puede acabar siendo totalmente intrascendente para el rendimiento de la empresa, por lo que es necesario tener en claro cuáles son esas prioridades.
Por esto hay varios elementos que debes reconocer para poder identificar estos procesos a automatizar dentro de la empresa.

1. Tareas manuales y repetitivas

Usualmente, las tareas a las que mejor les viene un software automático son las que se realizan de forma manual y repetitiva. Por lo general, estas son fácilmente automatizables.

Además de esto, el trabajo manual en este tipo de tareas tiende a ser agotador para los empleados, por lo que el rendimiento del personal, a largo plazo, no suele ser el mejor.

Además de esto, un error puede frenar la cadena de producción, generando pérdidas de tiempo innecesarias y perjudiciales para la compañía.

Con un software, esto puede solucionarse fácilmente. Al hacerlo de forma digital, el proceso puede llegar a ser incluso instantáneo, ahorrando tiempo y esfuerzo en los distintos equipos de trabajo.

Es importante tomar en cuenta la repetición del trabajo para poder automatizarlo de manera sencilla. Mientras menor sea la probabilidad de casos excepcionales, más fácil será atacar esas tareas por medio de algún software o una aplicación de procesos.
Ya para los casos que requieren de atención particular, es preferible contar con personal especializado que pueda ir tarea por tarea.

2. Tareas basadas en las políticas del negocio

En sintonía con el punto anterior, es importante que las tareas que desees automatizar sean aquellas que tengan una forma predefinida de realización. Es decir, que se resuelva cada caso de manera muy similar.

Está más que claro que incluso en estos casos es posible que se requiera algo de flexibilidad, pero la idea es identificar esas tareas que se realicen, en la mayoría de los casos, de forma predefinida.

De esta manera, será más simple poder programar la respuesta a cada una de las tareas que se requieran automatizar.

3. Tareas con alto volumen de transacciones

Un factor importante a la hora de decidir cuáles son las mejores tareas para migrar al procedimiento digital es determinar el volumen de transacciones.

Automatizar un proceso que cumple con pocas tareas, no resulta para nada efectivo para una empresa. El escenario ideal es ubicar esos procesos que con la ayuda de una herramienta puedan resolver la mayor cantidad de tareas posibles.

También es importante que las metodologías de estas tareas no vayan a cambiar en el corto plazo. Es decir, que el procedimiento sea siempre el mismo y que haya seguridad de que seguirá siendo así por plazos medios o largos.

4. Tareas que consuman presupuesto

Como nunca se puede dejar de lado el plano financiero, es necesario ubicar esas tareas que al implementar la digitalización, ahorren dinero.
En ocasiones, hay tareas que por procedimientos manuales, requieren de la contratación de una o varias personas. Mientras que por la vía digital, se harían de manera totalmente automática e inmediata.

Esto implica, para la empresa, un gasto extra en contratación de personal. Esto sin contar que el trabajo manual, así sea eficiente, no es instantáneo como puede llegar a serlo con la utilización de un software.

Inicia con la automatización de tus procesos

Tomando en cuenta estos parámetros, será posible detectar esas oportunidades para implementar procesos digitales en tu empresa. Haciendo esto, lograrás ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo en una gran cantidad de tareas.

Es importante saber que sin importar el tamaño de tu empresa, existen maneras de automatizar tareas sencillas o complejas. En caso de que no cuentes con las capacidades de automatizar varias tareas, puedes iniciar con aquella a la que mayor provecho le puedes sacar.

Incluso en empresas grandes hay híbridos entre trabajo manual y trabajo automático, por lo que esto no debe ser un factor de preocupación. Con los conocimientos necesarios o la asesoría adecuada y oportuna, podrás detectar estas oportunidades.

También debes saber que este tipo de cambios puede requerir de una inversión, algo que hace que muchas pequeñas empresas no hagan estas reformas. No obstante, a mediano y largo plazo, estos cambios pueden elevar significativamente tus ganancias.

Ser eficiente te ayudará a posicionarte en el mercado sobre tus competidores, por lo que la automatización puede llegar a convertirse en una necesidad.

Ahora que sabes cómo identificar un proceso a automatizar, debes dar el paso con tu empresa para tener un trabajo cada vez mucho más eficiente, eficaz y efectivo.