La automatización de procesos es una necesidad en la actualidad, aprende todo lo que se necesita para automatizar procesos y agilizar el trabajo en tu organización.
Todas las organizaciones o empresas tienen la aspiración e incentivo de mejorar, innovar o adaptarse a los avances que surgen en el mercado y su competencia. Esta es la única forma de incrementar sus ganancias o mantenerse entre las opciones disponibles que ofrece el mercado.
A través de los años se han sustituido todo tipo de trabajos manuales por maquinarias o herramientas que facilitan el proceso, arrojando resultados positivos tanto en efectividad como en mejor gestión de los tiempos. Es lo que conocemos como la automatización de los procesos.
La automatización de procesos es el perfeccionamiento y operacionalización de un proceso que anteriormente se ejecutaba de forma manual. Todo esto, a través de recursos tecnológicos prácticos y de la integración de sistemas y datos de la organización.
La automatización de procesos genera innumerables beneficios, ya que representa un ahorro de tiempo, de dinero y garantiza una mayor eficiencia general.
Importancia de la automatización de procesos
La automatización de procesos tiene como principal objetivo: mejorar el progreso del flujo de trabajo en una organización con la mayor efectividad posible.
En la medida que se sustituyen procesos manuales por software, máquinas y sistemas, se van reduciendo los problemas de las empresas y organizaciones. Esto es debido a que la efectividad, rapidez y practicidad de la automatización es innegable.
Las empresas que toman la decisión de automatizar sus procesos obtienen ventajas frente a su competencia. Por ejemplo, imagina ahorrar el triple de tiempo en un proceso de compra con solo unos pocos clics en el ordenador, y con las bases de datos o herramientas reservarse el trabajo de contactar con proveedores, cotizar y realizar operaciones.
Cabe destacar que, una empresa que se enfoca en procesos y pone en práctica la gestión de procesos de negocio, busca la mejora continua de su producción. Además de optar por modernizar el flujo de trabajo, corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos. Esto construye una empresa inteligente, adaptable, eficiente e innovadora, cualidades que le permiten posicionarse y garantizar una rentabilidad óptima.
¿Qué se necesita para automatizar un proceso?
Para automatizar procesos es necesario contar con equipos tecnológicos, sistemas, bases de datos, agrupación de información, inteligencia artificial, profesionales capacitados en el área y más. Esto con el objetivo de que el proceso de automatización se ejecute con completo éxito.
En ese sentido, lo primero que se necesita es conocer cuáles son los pasos para optimizar tus procesos. Estos son:
- Identificar: se trata de precisar los componentes clave de los procesos como lo son sus objetivos, partes interesadas y tareas diarias. Además de definir a cada parte que constituye esos procesos y enfocarse en los objetivos que se desean alcanzar.
- Reconsiderar: establecer cuáles son las áreas a mejorar y cuáles son las tareas que debe realizar para alcanzar el objetivo. Ahorre tiempo y recursos con sistemas de gestión e inteligencia artificial.
- Automatizar: automatizar acciones básicas que mejoren el flujo de tareas, aunado a utilizar buenos sistemas que eviten los errores y el desperdicio de recursos. Y, por último, aprender de las mejores prácticas de otras organizaciones que han automatizado sus procesos, a fin de adaptarse a la innovación de la competencia en el mercado.
Adicionalmente, lo recomendable para automatizar un proceso es que se cumplan ciertas fases, las cuales te explicamos a continuación:
1era fase: captar y procesar datos
La primera fase consiste en la puesta en marcha de diferentes tipos de formularios y plataformas que permitan digitalizar la información, sustituyendo o llevando al mínimo posible el uso de papel, así como programas tipo Word y Excel.
Adicionalmente, se realizará la integración entre diferentes sistemas que permitan digitalizar o capturar datos y que permitan su procesamiento y validación.
2da fase: crear información de valor
Un sistema de automatización puede recolectar miles de datos, pero lo que realmente aporta significativamente a la empresa es el procesamiento que puede hacer esta misma inteligencia artificial en cuestión de minutos. De manera que logre analizarlos, interpretarlos y emitir información concreta, en tiempo real y útil para las decisiones empresariales.
En esta fase el crédito se lo llevan las herramientas de procesadores y softwares que reciben datos, los almacenan y los interpretan acorde a los parámetros predeterminados.
3era fase: facilitar la toma de decisiones
La toma de decisiones ya no solo la realizan los seres humanos, con la inteligencia artificial este trabajo también es automatizable. Esto es posible gracias a que la tecnología actual es lo suficientemente competente para tomar decisiones convenientes, que se ajusten a las prioridades, necesidades e intereses para los cuales se les haya programado.
La utilidad de esta inteligencia artificial es indudable, un ejemplo de ello es la automatización de procesos en la industria del automóvil. Contar con sistemas que automaticen los procesos operativos y de fabricación ha implicado acortar tiempos de producción, emplear mejor los materiales e intervenir cada pieza con la precisión y exactitud necesaria que solo puede garantizar una máquina.
Ventajas de la automatización de procesos
Comenzar a utilizar la tecnología a nuestro favor puede generar grandes ventajas, tanto a los trabajadores como a las organizaciones en general. Algunos de estos son:
- Se minimizan costos.
- Aumenta considerablemente la rapidez de ejecución del trabajo.
- Se minimizan errores humanos o de comunicación.
- Generación de informes inmediatos y certeros.
- Permitir la trazabilidad del proceso en todo momento.
- Realizar control de resultados de manera inmediata.
- Eliminar la acumulación de desperdicios, por ejemplo el papel de oficina.
La automatización de procesos es un trabajo que tarde o temprano las empresas deben realizar para mejorar su productividad, ahorrar dinero y mejorar el flujo de trabajo en cada área que la constituya.
Ahora que sabes lo que se necesita para automatizar los procesos y el impacto positivo que esto puede traer a tu organización, no aguardes más para utilizar la tecnología a tu favor y darle el giro innovador que tanto necesita.
