¿Cuándo debo automatizar un proceso de gestión?

La gestión de procesos debe basarse en los objetivos estratégicos de la empresa. Además, debe tener como finalidad mejorar el desempeño del negocio. Para lograrlo se realiza un análisis de la situación actual del funcionamiento de la empresa y luego se procede a modelar los procesos, se analizan y, por supuesto, se optimizan.

A la gestión de procesos, se le conoce como BPM, por sus siglas en inglés (Business Process Management). Es una disciplina que comprende la aplicación de metodologías y utiliza la tecnología para modelar los procesos en función de mejorar el desempeño de la empresa.

Es importante mencionar que estas mejoras se realizan de forma continua, pues siempre se estará analizando e incorporando nuevas versiones tecnológicas.

Pero ¿Cuándo es el momento adecuado de automatizar un proceso de gestión?

Tomar una decisión tan importante no es sencillo, y más cuando se trata de la empresa que deseas ver crecer. Por esta razón, te recomendamos seguir leyendo, para que aprendas sobre la importancia de este tipo de tecnología, y sobre todo, cuándo y cómo debes automatizar tus procesos de gestión.

¿Cuándo debes automatizar un proceso de gestión?

Si aún estás considerando la posibilidad de automatizar un proceso de gestión dentro de tu empresa, es indispensable que conozcas las razones más recurrentes para hacerlo. Lo cierto es que existen algunos indicadores que te ayudarán a saber qué tan necesario es para la funcionalidad de tu negocio.

Por esta razón, si tu empresa cuenta con una de estas distinciones, debes tomarte muy en serio el automatizar un proceso de gestión:

• Si manejas grandes cantidades de datos o documentos: Además de ahorrar espacio de almacenamiento, podrás disminuir costos en papel e impresión. También reducirás mucho tiempo en búsquedas manuales.
• Cuando se producen muchos errores al ejecutar alguna tarea: Un mal desempeño dentro de la ejecución de ciertas obligaciones, pueden producir un declive en la rentabilidad de tu negocio. Si automatizas estas tareas podrás eliminar los errores en su totalidad y, en consecuencia, mejorar la eficiencia.
• Si necesitas la atención de muchas personas para realizar una tarea: Algunas obligaciones son más difíciles que otras, pero esto no quiere decir que todo tu personal se enfocará en ejecutar una tarea. No puedes permitir un sobrecargo de trabajo. Si automatizas tus procesos de gestión, podrás distribuir de mejor manera, el personal de tu empresa.

Importancia de la automatización de procesos.

Sin lugar a dudas, saber cuándo se debe automatizar un proceso de gestión dentro de las empresas ha cobrado mucha importancia en los últimos años. Además de ahorrar mucho tiempo y dinero al agilizar la resolución de ciertas obligaciones, también consigue ejecutar estas funciones de manera rápida.

Pero estas no son las únicas razones por las que el proceso de automatización resulta sumamente importante para los grandes negocios en la actualidad. De hecho, pueden ser muchos más de los que imaginas. Algunos de los beneficios son:

• Se integra perfectamente en cualquier área de la empresa.
• Se reducen los errores.
• Existe la posibilidad de obtener informes detallados del trabajo.
• Se consigue un seguimiento de todos los procesos automatizados.
• Existe un control rápido y sencillo de entender en tiempo real.
• Se ahorra en papel e impresión, pues todo se encuentra digitalizado.
• Crea una ventaja competitiva con empresas del mismo nicho.
• Puede optimizar el trabajo en equipo.
• Mejor control de los resultados.
• Mayor calidad en el trabajo realizado.
• Acelera el trabajo y elimina por completo las repeticiones.

¿Cómo automatizar un proceso?

Cualquier área o función de tu empresa se puede automatizar. No importa si se trata de marketing, operaciones, recursos humanos, administración, finanzas u otros procesos. Y lo mejor de todo es que para automatizar cualquiera de estos departamentos, solo debes seguir algunos simples pasos. Estos son:

Definir la información y el proceso a automatizar.

El primer paso consiste en identificar el área que deseas mejorar dentro de tu empresa. En este sentido debes tener en cuenta y definir los siguientes puntos antes de comenzar:

• Los objetivos.
• El alcance de tu automatización.
• Los participantes.
• Reglas de la compañía.
• Justificación de la automatización.
• Condiciones previas y posteriores.
• Narrativa de la automatización.

Modela el proceso de automatización dentro de una herramienta.

Luego de haber definido la información y el proceso a automatizar, es necesario modelarlo dentro de una herramienta. Lo mejor será escoger una que permita utilizarla de manera rápida, sencilla y viable sin interferir con las mejoras esperadas. Puedes escoger la herramienta que te sea más sencilla de utilizar.

Realiza el proceso de automatización.

Como tercer paso, es indispensable que comiences a ejecutar la automatización del proceso de gestión. Esto con la finalidad de comprobar que todo se encuentra en óptimas condiciones. Se trata simplemente de un simulacro para asegurarte de poder utilizarlo como lo deseas.

Luego de comprobar su buen funcionamiento, y haber realizado los cambios o actualizaciones convenientes, puedes acudir a este proceso dentro de tu empresa. Solo escoge una fecha en el calendario, y pon en funcionamiento el proceso de automatización.

Monitorea los resultados.

Como último paso, debes verificar el comportamiento y el desempeño del proceso de automatización dentro de tu empresa. Si notas que algo anda mal o debes modificar, no puedes esperar.

Dedícate a medir los beneficios o posibles mejoras que esta automatización le ha atribuido a tu negocio. También es importante que consideres que otras atribuciones puedes añadir a las automatizaciones, con el objetivo de aumentar las ventajas. Debes estudiar:

1. El tiempo que duran las actividades donde se requiere la automatización.
2. La duración del proceso de funcionamiento de la automatización.
3. Posibles problemas o errores al ejecutarse el proceso.

Ahora sabes cuándo debes automatizar un proceso de gestión dentro de tu empresa. Y lo más importante, tienes la oportunidad de mejorar su eficiencia, su repercusión, la calidad de trabajo y todas tus ganancias. No dejes el destino de tu negocio al azar, lleva la administración de tu empresa a otro nivel.